Korporatīvie pasākumi – kas jāzina no A līdz Z?

Korporatīvie pasākumi ir uzņēmuma, pasākumu vai komunikācijas aģentūras organizētas aktivitātes, kuru mērķis ir veicināt darbinieku saliedētību, stiprināt uzņēmuma kultūru, uzlabot iekšējo komunikāciju, informēt sabiedrību par aktuālo, veicināt uzņēmuma atpazīstamību u. tml. Tie var būt dažāda mēroga pasākumi – sākot no nelielām tikšanās reizēm līdz grandioziem uzņēmuma jubilejas svinību pasākumiem.

Korporatīvie pasākumi – sabiedrisko attiecību speciālista dienas kārtībā

Sabiedrisko attiecību speciālista pienākumos var ietilpt visdažādāko formātu korporatīvie pasākumi ar atšķirīgiem mērķiem, sākot no loģiski nepieciešamiem pasākumiem žurnālistiem, līdz tādiem, kas domāti darbiniekiem, klientiem, sadarbības partneriem, influenceriem un tā tālāk. Tie var būt dažādi darba pasākumi, profesionāli semināri un konferences, uzņēmuma svētki, izbraukumi, ekskursijas, sporta pasākumu organizēšana, prezentācijas, brokastis. Mazās organizācijās jebkuru pasākumu var uzticēt tieši komunikācijas speciālistam. Komunikācijas aģentūra Olsen+Partners spēj nodrošināt visu augstākminēto pasākumu izpildi, pie tam darām to ne tikai Latvijā, bet arī Lietuvā un Igaunijā.

Olsen+Partners pieredze pasākumu organizēšanā

Mēs organizējam dažādus sarežģītības pasākumus gan valsts sektora, gan privātajiem klientiem. Piemēram, Sabiedrības integrācijas fondam mēs noorganizējām aptuveni 20 klātienes un neklātienes diskusijas dažādām auditorijām. Šādi sarīkojumi kļūst par brīnišķīgu pamatu mediju attiecībām. Turklāt pēc dažādu klientu pieprasījuma komunikācijas aģentūra Olsen+Partners regulāri organizē arī uzņēmumu pasākumus darbiniekiem un klientiem. Pēdējo gadu laikā esam veiksmīgi rīkojuši dažādu izmēru pasākumus uzņēmumam LIDO, nodrošinot tādus pakalpojumus kā pasākuma viesu aicināšanu, tostarp ielūgumu sagatavošanu un izsūtīšanu medijiem, slavenībām un influenceriem, fotogrāfa nodrošināšanu u. tml. Tāpat sabiedrisko attiecību aģentūra Olsen+Partner ir organizējusi pasākumus finanšu institūcijai ALTUM, Latvijas Transportlīdzekļu apdrošinātāju birojam (LTAB), uzņēmumiem Edge Autonomy, Tech Mahindra, Starptautiskā aizsardzības produkcijas ražotāju asociācijai (SAPRA), ZAAO, iDEAL, kur rīkojām veikala atvēršanas pasākumu, un daudziem citiem. Nodarbinātības valsts aģentūrai (NVO) organizējām dalību sarunu festivālā LAMPA. Nodrošinājām gan pasākuma scenārija un darbības plāna sagatavošanu, gan tehnisko izpildījumu – telts sagatavošanu un iekārtošanu. Tāpat parūpējāmies par vizuālās identitātes izstrādi un dizaina materiāliem, prezentpriekšmetu sagatavošanu, fotogrāfa, videogrāfa un tiešraides nodrošināšanu, aktivitāšu nodrošinājumu – digitālo stendu ar zināšanu testu, dārznieka stūrīti. Vēl kāds nestandarta risinājums bija klientam “Novartis Baltics” izveidotā telpa sadarbībā ar mākslinieku Mārtiņu Aizpurvu. Olsen+Partners ir pieredze arī sporta spēļu organizēšanā. 2022.-2023. gadā Veselības ministrijas sabiedrības informēšanas kampaņas par bērnu drošību "Pārvērt pārdrošību par drošību!" ietvaros Olsen+Partners īstenoja  56 “Bērnu drošības dienas sporta spēles”, izveidojot 14 dažādām vecuma grupām piemērotas aktivitātes un iekļaujot gan teorētisko zināšanu nodošanu, gan praktisku, bērniem interesantu darbošanos. Spēles notika 2022. gada vasarā (12 gab.), 2023. gada pavasarī skolās (24 gab.) un vasarā (20 gab.).

Pasākumu organizēšana – kas jāņem vērā?

No pasākuma organizēšanas aģentūras ir atkarīgs, cik lielā mērā mērķauditorija būs informēta par to, vai gribēs to apmeklēt, vai atspoguļos savos sociālos tīklos notikuma gaitā un pēc tā. Tieši tādēļ ir svarīgi uzaicināt viesus laikus. Labāk, tuvojoties pasākumam, vēlreiz par to atgādināt nekā dzirdēt nožēlu, ka šajā dienā kādam jau ir citi plāni. Tāpat kā jebkuram citam projektam, arī pasākumam tiek izstrādāts sistemātisks un skaidrs komunikācijas plāns, kas ietver detalizētu aprakstu, pa kādiem kanāliem un kādām auditorijām kādi vēstījumi tiek sniegti. Iespējams, lai sekmīgi pārdotu biļetes, jums vajag, lai mediji vairākus mēnešus runā par jūsu plānoto notikumu. Bet varbūt korporatīvais pasākums ir slēgts, taču vajag, lai svarīgie viesi, kas to apmeklēs, jau laikus pamanītu medijos noteiktu informatīvo fonu, kas parāda jūsu uzņēmumu pareizajā gaismā.

Ielūgumiem ir nozīme arī korporatīvos pasākumos

Ir svarīgi izpētīt visus svarīgos komunikācijas kanālus, formulēt vēstījumus, izstrādāt korporatīvo identitāti pasākumam, izdomāt tēmturi sociālajiem medijiem. Par pēdējo nez kādēļ joprojām bieži aizmirst pat lielu konferenču rīkotāji. Vai nu vispār nav tēmtura, vai arī tas ir vāji vizualizēts. Tādējādi viesi, kas ar prieku būtu padarījuši notikumu pamanāmāku ar publikācijām sociālajos tīklos, ir spiesti izdomāt to paši, bet rīkotājiem pēc tam ir grūti atrast šīs publikācijas.

Viens no svarīgākajiem pasākuma komunikācijas komponentiem ir ielūgums, tāpēc ka ielūgums un tā pasniegšanas veids rada pirmo iespaidu. Jo nopietnāks ir pasākuma un uzaicināto viesu līmenis, jo rūpīgāk ir jāuzrauga uzaicināšanas procedūra. Neielūdziet svarīgus viesus ar vienkāršu ziņu Facebook vai ielūgumu, kas nosūtīts pa e-pastu.

Tagad daudzi procesi pilnīgi pamatoti pāriet digitālajā formātā. Tas ir ātrāk, ērtāk un lētāk. Taču nevajag aizmirst, ka pasākums ir emociju ģenerators, bet ielūgums – iespēja izraisīt pirmās svarīgās sajūtas, kuras pasākuma gaitā varēsiet izvērst pilnīgi. Tāpēc nav jāaprobežojas pat ar parasto ielūguma papīra versiju. Varbūt tā var būt kopā ar kādu simbolisku dāvanu. Bet varbūt ielūguma teksts būs šifrēts. Taču tādā gadījumā ir svarīgi nepārcensties, lai neizrādītos, ka vairums viesu nav sapratuši, nav atšifrējuši un nav ieradušies. Izdomājiet, kas būs kurjers. Dažiem pasākumiem mēs speciāli algojam šim uzdevumam aktierus, kas atveido noteiktu lomu saskaņā ar notikuma tematiku un vēstījumu.

Mediju pasākumu organizēšana

Sabiedrisko attiecību aģentūra Olsen+Partners pārzina arī mediju pasākumu smalkumus. Pasākumi žurnālistiem tiek rīkoti tad, kad organizācijai ir patiešām svarīga informācija un iemesls, lai personīgi tiktos ar mediju pārstāvjiem, kad ir ko viņiem parādīt, un kad dažādu izdevumu pārstāvjiem var rasties daudz papildu jautājumi.

Komunikācijas aģentūra Olsen+Partners jūsu vietā parūpēsies par dažādiem mediju pasākumu formātiem, kas veicinās jūsu publicitāti medijos.

Preses konferences

Preses konferences, tostarp tiešsaistē, ir visbiežāk sastopamais formāts, kas paredz, ka aptuveni 30-40 minūtes uzstājas runātāji, pēc tam seko 10-15 minūšu ilga jautājumu un atbilžu sesija un tad – individuālas intervijas ar runātājiem. Pēdējai daļai žurnālisti parasti pietaupa jautājumus, uz kuriem atbildes gribētu publicēt tikai savā medijā, nedaloties tajās ar konkurentiem.

Mediju brīfings

Mediju brīfings tiek sasaukts tad, ja ir ļoti steidzams paziņojums. Parasti tas ir jāsarīko ļoti īsā laikā un arī ilgst īsu laiku – līdz 30 minūtēm. Turklāt klasiskajā izpratnē tajā ir paredzēta tikai runātāja uzstāšanās bez sekojošiem jautājumiem.

Mediju brokastis

Mediju brokastis vai pusdienas ir pasākums šaurākam žurnālistu lokam. Šeit pie brokastu vai pusdienu galda tikai personiski uzaicinātiem žurnālistiem ir iespēja parunāties ar organizācijas vadītāju vai galveno ekspertu.

Tāpat komunikācijas aģentūras Olsen+Partners kompetencē ir rīkot preses tūres un mediju ballītes.

Korporatīvie pasākumi nav tikai izklaide – tie ir stratēģisks instruments, kas palīdz veidot motivētu, vienotu un lojālu komandu. Pareizi plānojot un īstenojot šādus pasākumus, uzņēmums iegūst ne tikai labākus darba rezultātus, bet arī pozitīvu atmosfēru, kurā cilvēkiem patīk strādāt.

Korporatīvie pasākumi veido ne tikai uzņēmuma tēlu, bet arī stiprina darbinieku lojalitāti un saliedētību. Lai jūsu pasākums būtu iedvesmojošs, profesionāli organizēts un atstātu paliekošu iespaidu, uzticiet to mums. Komunikācijas aģentūras Olsen+Partners komanda ar prieku palīdzēs realizēt jūsu idejas visā Baltijā. Sazinieties ar mums jau šodien!